Règlement intérieur
Règlement intérieur de la Papinette - Épicerie coopérative du piscénois
1 – Objet
Le présent règlement a pour objet de préciser les modalités d’organisation interne de l’association « La Papinette». Il vient compléter ou préciser le contenu des statuts de l’association. Ce règlement sera amené à évoluer selon l’activité de l’association.
2 - Les membres (art.3 des statuts)
2.1 Qui sont les membres ?
Les personnes physiques à jour de leur cotisation annuelle et qui s’engagent à participer au fonctionnement du lieu.
Les personnes morales dès lors qu’elles apportent leur soutien à l’association. Les personnes morales ne pourront cependant s’approvisionner à la Papinette qu’en participant au fonctionnement du lieu.
2.2 Procédure d’adhésion
Chaque nouveau membre doit prendre connaissance et s’engage à respecter les statuts, la charte et le règlement intérieur de l’association. Il remplit un formulaire d’adhésion et s’acquitte de sa cotisation.
L’adhésion est valable jusqu’à la date de l’Assemblée générale suivante. Pour être renouvelée, une nouvelle cotisation doit être acquittée. Le fait d’adhérer donne un droit à participer à la vie de l’association.
L’adhésion est valable pour un foyer.
2.3 Être adhérent-e de l’Association
Pour assurer un environnement ouvert à toutes et tous, les membres adhèrent à ces valeurs et s’engagent à avoir un comportement respectueux de chacun, de sa sensibilité et de sa vie privée. Tout comportement pouvant mettre à mal cet objectif d’accueil, de bienveillance, et de confiance, est considéré comme une faute grave et donc un motif d’exclusion de l’association. Il en va de même de tout agissement pouvant perturber le bien-être physique ou moral d’un autre membre de l’Association
D’autre part, les différents outils internes, documents, et fichiers de travail sont confidentiels et exclusivement réservés à la conduite du projet de La Papinette. Les adhérent-s s’engagent à n’en faire aucune autre utilisation, ni même après leur sortie de l’association (pour non renouvellement ou exclusion) sous peine de poursuites.
2.4. Montant de l’adhésion
Le montant des adhésions est fixé chaque année en Assemblée générale.
3 – La gouvernance (Complément de l’ Art. 5 des statuts)
3.1. Organisation de l’association
Conformément à ses statuts, l’association est structurée autour de 4 instances interdépendantes :
Le forum des membres
L’ assemblée générale
Les commissions (permanentes et spontanée)
Le conseil collégial
La composition et le fonctionnement de chacune de ces entités sont précisés dans le présent règlement intérieur. Toutes les fonctions assurées dans ces quatre instances sont bénévoles.
Dans ces instances, les décisions sont prises par consensus des personnes présentes. En cas de non-consensus un processus de vote à la majorité sera mis en place.
Le Forum des membres
Constitué de l’ensemble des membres de l’association, il traite selon les besoins de sujets thématiques liés à l’association selon un ordre du jour prédéfini. Il prend des décisions liées à la gestion et à l’organisation de l’association hormis celles réservées statutairement à l’assemblée générale.
Les modalités sont les suivantes :
Les forums sont proposés au moins quatre fois par an à l’ensemble des adhérents pour débattre de divers sujets en lien avec le fonctionnement, les objectifs et les valeurs de l'association. Ces rencontres sont programmées par le conseil collégial. Tout adhérent peut faire des propositions de thèmes à aborder au prochain Forum par l'intermédiaire de la messagerie de la Papinette.
Les Forums sont ouverts aux sympathisants et à toute personne concernée par la Papinette, cependant ils ne pourront pas prendre part aux décisions.
Les invitations devront-être envoyées au moins 2 semaines avant.
L’assemblée générale
L’assemblée générale ordinaire
Constituée de l’ensemble des membres, elle se réunit au moins une fois par an. Un mois avant la date fixée, les membres de l’association sont convoqués et un ordre du jour est envoyé. Lors de cette assemblée générale, il sera au minimum inscrit à l’ordre du jour : le bilan moral et financier de l’année écoulée et le renouvellement du conseil collégial.
L’assemblé générale extraordinaire
Si besoin est, une assemblée générale extraordinaire pourra être convoquée, à la demande du conseil collégial ou à la demande du quart des membres. Elle permet de décider d’éventuelles modifications de statuts.
Les commissions
Les commissions sont ouvertes à tous les adhérents sur la base du volontariat. A tout moment de l'année, de nouveaux membres peuvent rejoindre les groupes qu'ils souhaitent. Cette inclusion de nouveaux membres est particulièrement encouragée au moment de l'AG ou du Forum. (Cf. Statuts)
Les commissions sont composées de tout membre de l’association souhaitant y participer (à minima 2 personnes).
Elles se réunissent en fonction des besoins, en particulier ceux repérés durant un Forum ou une Assemblée générale
Elles organisent, définissent et mettent en œuvre leur champ d’action en coordination avec le conseil collégial et les commissions concernés.
Les commissions rendent compte de l’avancée de leur travaux en forum ou en assemblée générale.
Les commissions se réunissent à l'initiative du groupe et autant que nécessaire au bon fonctionnement et au développement de la Papinette en cohérence avec les valeurs définies dans sa charte. Elles travaillent selon les modalités de leur choix et définissent en interne leur processus de prise de décisions.
Chaque groupe (au moins 2 personnes) peut créer une commission temporaire pour porter un projet, mener une action temporaire, créer un événement...en accord avec les valeurs et les objectifs de l’association. Elle est de fait limité dans le temps.
Les seuls impératifs seront d’en informer l’ensemble des membres de l’association et de se coordonner avec les les commissions concernés. La commission Gestion doit donner son accord, si un budget est nécessaire. Une présentation en forum sera organisée.
Chaque commission propose deux rapporteurs qui participeront et représenteront la commission aux réunions du Conseil collégial. Il en seront membre le temps de la mise en œuvre de l’action.
En cas de conflit interne à l'une des commissions, des membres du conseil collégial ne faisant partis des commissions concernés, pourront faire office de médiateur.
La poursuite de ces nouveaux groupes créés durant l'année est validée lors du Forum ou de l'AG suivante.
Les 6 groupes actions définis lors de l'assemblée générale constitutive du 07 mars 2020 ainsi que le groupe créé durant l'année sont répertoriés dans l'annexe 2 de ce règlement intérieur.
Les membres de l’association sont fortement incités à participer aux commissions, véritables instances souveraines de décisions et d’actions.
Le Conseil collégial
Composé des référents de chaque commission, le conseil collégial à un rôle de coordination et de présentation. Il est composé à minima de 2 membres de chaque commission permanente. Nommé pour un an en assemblée générale, il est renouvelé par moitié chaque année.
Il se réunit au moins quatre fois par an à l’initiative d’au moins deux de ses membres.
L’ordre du jour du Conseil collégial est abondé par les référents il permet d’identifier les priorités de chaque commission.
En cas de conflit interne à l'une des commissions, des membres du conseil collégial ne faisant partis des commissions concernés pourront faire office de médiateur. (cf page…)
4. Engagement des membres de l’association
Afin de permettre le fonctionnement de l’épicerie sans marge ni salarié, chaque membre s’engage à mettre à disposition de l’association deux heures mensuelles consécutives permettant d’assurer le bon fonctionnement de l’épicerie et/ou à s'impliquer dans un ou des groupes actions indispensables à la cohésion et au développement de la Papinette.
5. L’assurance
L’association souscrit une assurance pour l’ensemble de ses adhérents à jour de leur cotisation, couvrant les risques qui pourraient intervenir lors des activités de l’association.
6. Modification du règlement intérieur
Le règlement intérieur peut être modifié lors du Forum des membres. Cette modification est validée par la prochaine Assemblée générale Ordinaire. Les dispositions liées à ces modifications rentrent en vigueur dés leur validation en forum des membres.